本記事では、数年間コンサルティングファームに勤務していたコンサルタントのPMO体験談を記載しています。事実をベースにしたPMOの労働実態をご紹介しながら、PMOの役割や求められるスキルについて解説します。
目次
担当プロジェクトの理解度によって忙しさは変わる
PMOは一概に忙しいということもなく、担当している案件の理解度や、クライアントの規模間によって異なることがうかがえます。
PMOは楽ということはなくても、忙しくはないという状態のことがあります。そのほとんどはPMや会社がプロジェクトを良く理解している場合です。
駆け出しの頃、PMOとしてあるプロジェクトに参加していましたが、PMは別のプロジェクトを兼ねているので、実際のPMの仕事に近い仕事を担当しました。担当フェーズは要件定義がメインでした。
中規模クライアントだったため、プロジェクト立ち上げに伴う準備（PJ企画、依頼組織、提案、契約、収益性計画、見積り、WBS、ベンダー選定など）を行うために、社内外のステークホルダーやお客様との相互調整に問題なく取り組めました。ベンダー契約も結ぶことができました。特に役に立ったのは、PMが問題のある利害関係者との交渉のポイントを事前に教えてくれたことです。
このPMOの経験から得たのは、プロジェクトの開始から終了までの流れ全体を把握し、各作業プロセスの詳細な状況、問題とリスクを理解することです。ベンダー管理（品質管理）の業務遂行などはこの経験から理解し取得できたものでした。
プロジェクトで発生した失敗や問題点、検討・準備不足、改善が必要な点を経験することで、次回の改善や作業効率の向上（各種標準化）につながる可能性があります。
クライアントの要望に対応しなければならないこともある
業務内容のみならず、クライアントからの急な要望に対応するために、PMOの労働実態は大きく変わることもあるようです。
楽な案件だけということはなく、組織トップに振り回されて、残業に次ぐ残業で大変な思いをしたこともありました。
とある案件のPMOフェーズは基本設計でしたが、クライアントから要件事項の突然の変化に対応することが求められていました。自分のPMOの立場からすると、早急に対応しなければならない状況に追い込まれました。
プロジェクト関係者を集めて話し合い、変更やリスクの影響範囲を特定し、再検討・設計、再調達、変更契約（お客様・ベンダー）等を支援し、要求事項に対応したい状況でした。しかし、期限がどうしても伸びること、力量のある専門職が足りず補充しなければならないこと、予算がオーバーすることの３点が課題として出てきました。
PMは最初から逃げ腰で、トップと交渉しなければならないはめになりました。必死でクビを覚悟で肝を据えて臨んだ結果、90％合格となり、滑り込みに成功しました。その間数ヵ月は毎日夜10時まで会社に残り土日祝日も返上して働きました。実現可能性は常に五分五分でしたが、様々な関係者の協力と迅速な相互調整により可能となりました。
PMOの働き方に影響する3つのスキルと適性がある
PMOで活躍するために必要な資格はありませんが、スムーズに進めるために必要なスキルや適性が求められます。
業界やテクノロジーの知識
PMOとして活躍するためには、プロジェクトを実行するための専門知識が必要です。プロジェクトの周囲や契約慣行についての知識を持つことで、包括的なプロジェクトシステムを確立することができます。業界の動向や技術動向などの最新情報を把握し、業務に活用することが重要です。
プロジェクトへの豊富な参加経験
多くのプロジェクトに参加することで、故障事例やリスク回避策などのノウハウを蓄積することができます。ある程度の知識があれば、より効果的な提案ができるようになります。
コミュニケーションスキル
プロジェクトの実行には、チームの結束が不可欠です。PMOは、メンバーの個性と能力を考慮してプロジェクトを移動する必要があります。チームの結束を深めるには、ITに関する知識だけでなく、リーダーシップやコミュニケーションスキルなどのソフトスキルも重要です。
PMOは4つの複合的な役割をこなすことが求められる
PMOのタイプはその役割に応じて細分化されていますが、実際には複合的な役割をこなすことになります。
プロジェクトアドミニストレーター（PJA）
PJAは、プロジェクトに関連して発生するさまざまな管理および一般的なタスクを担当する役職です。会議のスケジュールの調整や準備、必要な情報の管理、スケジュールの更新などの各タスクは小さなタスクですが、すべてが遅れると、生産性が大幅に低下し、プロジェクトの進行に悪影響を及ぼします。PJAは、これらすべてのタスクを引き受け、メンバーが効率的に移動できる環境を作成する責任があります。日常業務だけでなく、リーダーからのさまざまな業務要請にも対応していきますので、プロジェクト全体の状況を把握した上で柔軟に対応する必要があります。
プロジェクトコントローラー（PJC）
PJCは、PMが意思決定に必要な情報をすばやく取得できる環境を作成する立場にあります。うまくいかないプロジェクトでは、それを管理することが目標であり、状況を正確に把握できなかったり、深刻な問題が埋もれて検出できなくなったりする可能性があります。これは正しい決定をすることを不可能にし、余分な時間と労力を消費します。これを防ぐために、PJCの役割は、状況を視覚化し、数値情報に組み込んで、組織とプロジェクトが常に正しく見えるようにすることです。プロジェクトサイトのPMO機能の中心的な役割を果たしていると言えます。
プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）
PMAは、PJCから提供されたデータに基づいて、分析と計画、およびPMへの提案とアドバイスに加えて、本社の役割を果たします。また、プロジェクトに潜むリスクを事前に分析し、監視しながら予防策や対策を講じることにより、リスク管理を行っています。その役割のために、メンバーに言いにくいことを言わなければならない場合が多くなります。
プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）
PMCは、PMスタッフとしてプロジェクト全体を主導する立場にあります。時折、PMメンターの役割も果たし、PMO全体を監督します。PMCの仕事は、各利害関係者を応援することに加えて、経営陣への報告や意思決定のサポートなど、PMO内で大きな責任を負っています。また、一緒にプロジェクトの将来を見据え、次の行動計画を立て、将来に備えるなど、広い視野を持っている必要があります。
業界やテクノロジーの知識
PMOとして活躍するためには、プロジェクトを実行するための専門知識が必要です。プロジェクトの周囲や契約慣行についての知識を持つことで、包括的なプロジェクトシステムを確立することができます。業界の動向や技術動向などの最新情報を把握し、業務に活用することが重要です。
プロジェクトへの豊富な参加経験
多くのプロジェクトに参加することで、故障事例やリスク回避策などのノウハウを蓄積することができます。ある程度の知識があれば、より効果的な提案ができるようになります。
コミュニケーションスキル
プロジェクトの実行には、チームの結束が不可欠です。PMOは、メンバーの個性と能力を考慮してプロジェクトを推進する必要があります。チームの結束を深めるには、ITに関する知識だけでなく、リーダーシップやコミュニケーションスキルなどのソフトスキルも重要です。
まとめ
今回の記事では体験談をベースにした、PMOの働き方について解説しました。PMO案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。