【ベンダーコントロールとは】押さえておくべきポイントやマネジメント事例を解説

ベンダーコントロールの概要

ベンダーコントロールとは

ベンダーコントロールとは、プロジェクトに関連するベンダーをマネジメントして、プロジェクトを成功に導くタスクとなります。

プロジェクトを成功に導く、という点を評価するためには「プロジェクトのQCD（Quality・Cost・Delivery）が担保されているか」が重要な考え方になります。

ベンダーが作成する成果物の品質が適切か、当初予定のコスト内に収まっているか、当初スケジュール通りに進捗しているか、といった観点でベンダーマネジメントを行う必要があります。

ベンダーコントロールの必要性

ベンダーコントロールを行わなければ、提示した要件・スケジュールに対して順調に進捗しているかなどが全く把握できないことになります。

そのため単一ベンダーのみのプロジェクトであったとしても、最低限のプロジェクト管理は必要になります。

これが複数ベンダーになる場合は、例えばベンダー各社間の接続部分（インターフェース）が発生するため、細かい要件調整などが発生する可能性が高まります。その場合もベンダーコントロール担当者が主導となり、要件調整の結果プロジェクト目的に影響があるか等を見極めることになります。

また、システムの保守運用フェーズでもベンダーコントロールは発生します。社内システムの保守運用状況および問題発生状況を把握するために、プロジェクトとなっていない場合でもベンダーマネジメントは必要です。

ベンダーコントロールで押さえておくべきポイント

ここでは適切なベンダーコントロールのために必要なスキルについて説明していきます。

基礎的なIT知識

社内システムの設計・構築・保守運用をベンダーに委託するに当たり、一定程度の知識が無ければ適切なタイミングで適切な指示を出せません。

成果物の検収も適切に行うことができず、問題発生時の社内連携・ベンダー連携時にも内容が適切に伝達することができないため、基礎的なIT知識は最も必要なスキルであると言えます。

社内システム知識

基礎的なIT知識が不足している場合はベンダーとコミュニケーションする際にカバーすることができますが、社内システムの知識についてはベンダーも詳しくないため、この点はベンダーコントロール担当者で一定程度保有しておく必要があります。この知識を基にして、クライアント企業内での関連部署とのコミュニケーション・調整を行うことになります。

プロジェクト管理スキル

課題管理、リスク管理、進捗管理といったような一般的なプロジェクト管理能力が求められます。

ベンダー側で進捗遅延の傾向が発生したり、何か問題が発生した場合には即座にプロジェクト全体に展開するという姿勢がベンダーコントロール担当者には求められますが、これらの管理能力が無いとベンダーの進捗状況や問題発生状況が把握できないため、プロジェクトを適切に管理しているとは言えません。

課題解決能力

プロジェクトにおいて課題や問題が発生しないことはほぼなく、発生した際にはベンダーをリードして問題解決を行う必要があります。

課題や問題が発生してからの対処だけでなく、発生前にリスクを洗い出したり、事前に解決策を打っておくことがプロジェクトを成功に導くためのポイントとなります。

リーダーシップ

自身だけでなく関連するプロジェクトメンバー全体の底上げを行うために必要なスキルとなります。

自身だけ十分なパフォーマンスを出すのではなく、プロジェクト全体として十分なパフォーマンスが求められるため、自身だけでなく関連するメンバーのスキル向上に向けた支援、具体的には表層的なベンダーマネジメントだけでなく深くベンダーとコミュニケーションして状況を把握するように指示することも必要となります。

ベンダーコントロールの具体的なタスク例

先に述べたスキルを活用してベンダーコントロールを行うことになりますが、具体的には以下のようなタスクが挙げられます。

基礎的なIT知識を活用したタスク例
プロジェクトの要件・仕様調整、課題・問題の対応内容策定

クライアント企業内でのコミュニケーション・調整能力を活用したタスク例
クライアント企業から出てきた仕様変更・要件調整結果の折衝、課題・問題発生時の対応内容の折衝

プロジェクト管理能力を活用したタスク例
プロジェクトの進捗管理、課題・リスク管理、コスト管理

課題解決能力を活用したタスク例
課題・問題の対応内容策定

リーダーシップを活用したタスク例
プロジェクトメンバーのレベルアップ、クライアント企業のマネジメント層向け説明

ベンダーコントロールの事例

ここではマルチベンダーが参画するプロジェクトでのベンダーコントロールの事例を説明していきます。

事例

複数のベンダーが参加するモバイルアプリケーション開発のプロジェクトにおいて、あるベンダーA社から、現状の要件ではプロジェクト目的を達成できない・当初スケジュールから遅延する可能性があるという問題提起がありました。現状の要件ではA社が担当する部分を実装することができないため、要件調整が必要な状態でした。

単純に考えると、次のアクションとしてはプロジェクトのマスタースケジュールおよび全体コストに収まる範囲でA社と要件調整を行うことになりますが、その前にこの要件調整によりA社以外のベンダーに影響がないか・A社以外のベンダーのシステム対応によりA社実装部分をリカバリーできないかを検討しました。

その結果、実はこの要件調整によりA社だけでなく、B社とC社の実装にも影響が生じることが判明しました。

ここでベンダーコントロール担当者は代替要件案の提示だけでなく、代替要件を採用した場合の品質・コスト・納期への影響もベンダーへ提示依頼しました。その後、A,B,C社から出てきた代替要件案を取りまとめ、最も品質・コスト・納期への影響が少なくなる案を仮採用し、その案をクライアント企業内に説明しました。

このアクションにより各社への影響は極小化され、プロジェクトの進捗はまた正常に戻りました。

事例からの学び

ごく一般的な事例ではありますが、この事例の中にはベンダーコントロール担当者として注意すべき点がいくつか潜んでいます。

マルチベンダーが参画するプロジェクトでありがちな例は「要件調整」「スケジュール調整」の2点です。

ある1社から要件調整・仕様変更の依頼や、スケジュール遅延の報告を受けた場合、真っ先に確認する必要があるのは「他ベンダーにも影響がないか」という点です。

A社とだけ要件調整を行うと、「要件調整の結果、実はB社にも影響があります」ということが後々判明し、結果大幅な手戻りが発生してしまうことがあります。影響範囲を適切に見極めるために、プロジェクトに関係するベンダーをなるべく全体的に巻き込む重要性を理解しておくことが必要です。

まとめ

今回の記事では、ベンダーコントロールについて解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。