目次
基幹システムとは
基幹システムとは、名前のとおり、社内の基幹業務を効率的に自動化するためのシステムです。
例えば、生産管理や在庫管理、販売管理、購買管理などのさまざまな業務をシステム導入により、効率的に運用することが可能です。
また、基幹システムが停止した場合、企業活動そのものが停止してしまう可能性があるため、経営活動を行っていくうえでは非常に重要な役割を担います。
そのため簡単には代用ができず、セキュリティ面でも強力な対応が求められています。
基幹システムと情報システム、ERPの違い
基幹システムと情報システムの違い
基幹システムとあわせて挙げられるのが、情報系システムです。情報系システムは主に情報共有を円滑に行うためのシステムであり、基幹システムとは役割が異なります。
例えば、メールやグループウェア、スケジュール管理ツールなど、コミュニケーションの円滑化や情報共有が目的となるシステムです。また、情報系システムは基幹システムとは異なり、例え停止した場合でも業務は進められるものが多いです。
そのため、基幹システムも情報系システムもどちらも大切な役割ですが、基幹システムのほうが、重みのある業務です。
基幹システムとERPの違い
また、基幹システムと比べられることが多いもう一つがERP（企業資源計画）です。ERPは経営効率化を実現するためのシステムであり、基幹システムよりも大きな概念です。
ERPは各種システムを統合したものであり、一部の情報系システムとも連携が可能であるため、各機能間の情報をつなぐことで、経営にかかわる社内の情報やデータを可視化することができます。
基幹システム導入のメリットとデメリット
ここからは基幹システムのメリット・デメリットについて整理しながら解説していきます。
メリット
基幹システムのメリットは大きく3つ挙げられます。
業務の効率化
基幹システムを導入することで手作業で行っていたデータの入力作業などは、システムとの連携により自動化され、生産性の向上や人的ミスの削減につなげることができます。
また、企業の規模が大きくなればなるほど業務量も増えてきますが、基幹システムを導入していることで限られた人員での業務が可能です。
情報の一元化
基幹システム内に必要な主要情報がすべて蓄積されることで、一元管理が可能になります。
また、管理だけではなく、重要な経営情報などを常に最新の状態で見ることができるため、迅速な経営の意思決定に役立つこともできます。
業務の標準化
各担当者が持っていた情報や行っていた業務が、基幹システムを導入することですべて会社の資産として蓄積されるようになります。
そのため、属人的に行っていた業務が統合されるため、品質を一定に保つことができます。
デメリット
一方でデメリットも大きく2つあります。
導入と移行のハードル
基幹システムは経営の根幹となるシステムのため、止まってしまうと企業に多大な影響を及ぼします。
そのようなリスクヘッジが重要となってくるため、一時的にシステムを二重で動かすなどの対応が必要となり、業務負担が大きく発生します。
複数の基幹システム導入
複数の基幹システムを導入している場合は、それぞれで情報を持つことになり、管理が煩雑化してしまいます。
それぞれのシステムが連携できていない状態であれば、上記のメリットにつながらない可能性がありますので、注意が必要です。
基幹システム導入の進め方
ここまで基幹システムの概要やメリット・デメリットを見てきました。ここからは基幹システム導入の進め方をご紹介いたします。
ビジョン・戦略・経営計画の確認
一番初めにおいて、一番重要といっても過言ではないのが自社のビジョンと戦略を確認することです。これを行わない限り、基幹システムの導入プロジェクトは失敗する可能性が高まります。
まずは将来的なビジョンを確認し、そこに至るまでの戦略を明確にインプットしましょう。
現状調査・課題抽出
基幹システム導入の対象としている業務において、現状どのようなプロセスで業務を行っているのか、どのくらいの人員を割いているのか、業務を行うための必要な情報は何か等、現状について洗い出します。
そのうえで、次に現状業務の課題を抽出していきます。
業務を効率化するために基幹システムを導入するということは、言い換えれば業務を遂行するうえで課題となっている事項を、基幹システムで解消する、ということにもなりますので、現状の課題となっていることについては洗い出して明確にします。
課題の整理・分析
整理していくためには一番初めに確認したビジョンや戦略を達成するために、解消すべき課題であるか、ということが重要です。
現状課題ベースをすべて解決していくボトムアップ的な考えもありますが、それら全部に対応しているリソースはないことがほとんどでしょう。そのため、経営に直結するような課題であれば優先的に解決する、という方向性にし、そうでない場合は優先度を下げた対応が望まれます。
製品・ベンダー選定
ビジョンや戦略に沿って課題を解決してくれる製品は何か、またそのベンダー会社はどこにするかを選定していきます。
具体的には、実際に成し遂げたい課題や目指すべき姿などを明文化し、ベンダー各社へ開発・実装が可能かどうかを検討いただきます。
検討いただいた結果、ベンダーによっては一部実装可能であることや、全実装可能のような違いやコスト・スケジュールの違いなどもありますので、それらを総合的に判断し、パートナー企業となるベンダーを選定します。
導入計画の策定
ベンダーと調整し合い、いつまでに要件定義をするのか、リリースはいつにするか、など、プロジェクト推進における計画全容を策定していきます。これは今後のプロジェクトでの拠り所となるため、重要な役割を担います。
要件定義
製品・ベンダーが決まり、導入計画まで策定ができればここから先はシステムインテグレーションの領域になってきます。
具体的に要件定義では、新たな基幹システムを導入した際の業務を定義する業務要件定義と、その業務を行うためにシステム上で必要な機能等の要件を定義するシステム要件定義の2つがあります。
実装
新たな基幹システムで実装すべき業務とシステムの要件定義が定まった後は、開発・実装のフェーズになります。ここでは、要件定義の内容に沿ってひたすらシステムを作りこんでいきます。
テスト
実装が完了したあとは機能ごとにテストを実施し、作り上げたシステムが要件定義の内容に沿ってできているか、期待に沿った品質に沿った内容で仕上がっているか、また実際に業務を行う目線のユーザー側で使えるものかどうかなど、多くのテストを行い、不具合や修正点などを改善します。
リリース・保守・運用
要件定義の内容に沿った形でシステムを作りこみ、開発・実装を経て、テストもパスしたあとでようやく基幹システムのリリースができます。
基幹システムの導入後は、安定的な運用を行うため、また急な不具合や障害に対応するために社内の管理体制を整えておくことが重要です。また、ユーザーからの問い合わせ対応なども発生するため、リリース直後はリソースを多く配分することが望ましいでしょう。
基幹システム導入前に意識すべきポイント
基幹システムの導入の品質を上げるポイントをご紹介します。
戦略・ビジョンのインプットが重要
ビジョン・戦略・経営計画などの大方針をインプットしなければ、基幹システムを導入することは難しいです。
例え導入できた場合においても大きな効果は得られないでしょう。なぜならば、基幹システムは経営の根幹となる業務の効率化を目的としているからです。
経営に直結するシステムになるため、組織としての向かうべき方向性にあわせなければ意味がありません。そのため、ビジョンや戦略が非常に重要なインプットとなってきます。
現行システムの改善ではNG
よく挙げられる失敗事例として、現状の業務を徹底的に調査し、課題まで抽出し、その課題をすべて解決しようと製品・ベンダーを選定して要件定義を進めてしまうことです。
ポイントは自社のビジョンを見据えたシステムの構築をすることです。足元の課題だけ解決していただけでは、5年後・10年後の会社の成長につながらず、基幹システムを導入する意味がありません。
経営の方向性がどこを向いているのか、解決すべき業務課題は経営方針に沿っているか、等を意識して導入を進めていくことが重要です。
コミュニケーション管理の必要性
基幹システムを導入するにあたり、プロフェッショナルなベンダーを選定することはとても有効です。
しかし、そのベンダーとうまくコミュニケーションをとることができなければ、よいシステムも構築できません。そうならないためにもコミュニケーションは重要視してプロジェクトを進めていくことが重要です。
近年における基幹システムの動向
基幹システムは従来からオンプレミス型が主流でしたが、DXが叫ばれている現在において、クラウドへの移行が流れとして到来しています。
クラウドへの移行理由
企業によって移行理由はいくつかありますが、大きくはコスト削減とBCP対応が挙げられます。
オンプレミス型ではサーバーの費用が大きくかかり、また地震等の自然災害によって停止してしまう可能性があるため、複数拠点で同一サーバーを設置するなどのBCP対応がとられていました。
しかしクラウドへ移行することでそのような複数拠点での設置などは不要となり、またコストもおさえることができるため、近年選ばれている傾向にあります。
クラウドの懸念事項
一方でクラウド導入における懸念として、セキュリティが挙げられます。基幹システムは前述のとおり、経営の根幹を担っているため、多くの個人情報や経営機密情報を保有しているケースが多く、漏洩した場合のビジネスインパクトは多大です。
しかし、ベンダー企業によってはISO27001などの認証取得を行っている場合もあります。そのような点を確認すれば、セキュリティリスクを減らして安全な運用を行っていくことができるでしょう。
基幹システムの導入事例
業務情報の一元化と可視化による業務変革
あるメーカー企業において、グループ会社や事業部門で統一されたシステム基盤が構築されていないという大きな課題がありました。
つまり、生産管理システムが存在する部門と存在しない部門があり、存在しない部門はExcelファイルで属人的に業務を行い、また情報の連携が非効率の状況でした。
そこで、10年後のあるべき姿をまずは作成し、その一環として、各事業の戦略策定や実行・ビジネスモデルを支えているシステムの再構築を実施したのです。新たな業務環境の提供を目指し、情報と業務をつなげ、業務を高速・効率・可視化しております。
管理会計業務の高度化
ある製造業において、従前導入していた基幹業務システムでは製品別／工場別の利益構造や実際との原価差異の詳細が把握できていない、という課題がありました。
これは経営にも直結しており、中期経営計画の中でも管理会計の課題解決が重要テーマとして掲げられ、実際原価計算及び損益管理の導入が進められました。
結果として、当初課題であった利益構造などが可視化されたことで管理会計業務の効率性があがり、経営層まで情報を直接見ることができる状態となりました。
(参考：導入事例一覧｜ERP｜キヤノンITソリューションズ (canon-its.co.jp))
まとめ
今回の記事では、基幹システムのポイントとトレンドについて解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。