BIツールとは
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは企業が持っているデータを分析して可視化することで、経営や業務に役立てるソフトウェアを指します。年々データの量が増えていく中で、重要なデータが埋もれてしまい経営や業務に生かせない企業が多くあります。このような状況の中で、ビックデータを活用できるソフトウェア（BIツール）が注目されています。
BIツールの基本機能
BIツールの基本機能としては、次の4つが挙げられます。
- ダッシュボード機能
- レポーティング機能
- データ分析機能
- データミニング機能
ダッシュボード機能
ダッシュボード機能では、可視化しやすいようにグラフやチャート、レポートなどを簡潔にまとめて画面上で一覧表示できる機能です。ほぼリアルタイムで更新されるため、インタラクティブな活用が可能です。
レポーティング機能
レポーティング機能とは、EXCELやWord、PDFなど各種ファイルに対応したデータに変換できる他にデザイン機能を活用してデータを成形することも可能です。定型や非定型な帳票として出力も可能になります。
データ分析機能
データ分析機能では、専門的な知識が不要でデータを簡単に分析・可視化することが可能です。例えば、データを多次元的で迅速に分析するOLAP（Online Analytical Processing）分析や過去のデータをもとに分析するシミュレーション、ビックデータなどを活用するデータマイニングがあります。
データマイニング機能
データマイニング機能とは、データを回帰分析や相関分析など高度な統計分析を活用して共通するルールやパターンを見つけ出す機能です。データマイニング機能で集計されたデータは、将来の予測にも活用することができます。近年では、機械学習を使ったデータ分析も進んできており、Tableauを始めとする一部のBIツールでは既に実装がされています。機械学習を活用することで、人間が仮説を用意しなくても、コンピューターが自ら学習して相関関係を見つけることが可能です。
BIツール導入ステップ
BIツールは、目的もなく導入したのでは効果はありません。導入する目的や使用する機能などを見据えた上で、導入する必要があります。
ここではBIツールの導入ステップを解説します。
Step1. 目的を明確にする
最初のステップとしては、BIツールを導入する目的を明確にする必要があります。BIツールで何を実現したいのか、どのような課題を解決したいのか、データを活用して何をしたいのかなど、BIツールを利用する目的を明確に決定しておくことが大切です。
目的を明確にするために、経営層や情報部門、現場などにヒアリングして意見を集め、どの部署でどのような使い方をするのか、具体的にしておくことでBIツールを有効活用することができます。
このステップを省略すると、BIツールを導入したがどの部署も利用しなかった、使えなかったといった事態になりかねません。
Step2. 必要な機能を持ったBIツールを選択する
目的が明確になった後は、次のステップとして実際に導入すべきBIツールの機能について検討します。BIツールには、ダッシュボード機能、レポーティング機能、データ分析機能、データミニング機能があります。自社にとってどの機能が必要なのかを見極めることで、無駄な機能を排除し、導入の費用を抑えることが可能となります。
BIツールを導入する際は「機能を決定する側」と「機能を使う側」に分けて検討することをおすすめします。1つのチームで両方を担当すると、偏った決定になってしまうことを避けるためです。
機能を決定する側のチームは、BIツールにどのような機能が必要か、各部署の意見をまとめそれを形にしていきます。また導入プロジェクトの推進も担当します。
機能を使う側のチームは、利用者視点で意見や要望を出し、使いやすいツールにしていく役割を担当します。
Step3. BIツールの初期設定をする
BIツールを導入後は初期設定が必要です。情報システム部門が初期設定を進めることになると考えられます。また運用ルールの取り決めや操作マニュアルの作成も必要となってきます。BIツールを使用して分析を行うのは、主に経営層やマネージャーと考えられますが、使用者が滞りなく使えるようにしておく必要があります。
BIツール導入メリット
自社内で眠っている膨大なデータを活用するためにBIツールが導入されいます。ここではBIツールを導入するとどのようなメリットがあるのか3つ紹介します。
- 課題の早期発見
- 複雑な情報の可視化
- 社内のデータ収集・迅速な分析
課題の早期発見
大量のデータの中には、何らかの兆候が含まれている場合があります。しかし人間がそれに気づくことはほとんどありません。BIツールでは大量のデータを分析することで、データの関連性や傾向、異変などを検知することが可能です。とくに問題点や課題をいち早く発見し迅速に対応することは、昨今のビジネスシーンにおいて重要な要素となっています。
BIツールなら人手が要らず大量のデータを分析することができるので、利用の仕方によっては有効に使うことが可能となります。
複雑な情報の可視化
情報と情報が関連し合って、読み解くのに苦労するような複雑なデータも、BIツールを使用して可視化することで視覚的に分かりやすく表現することが可能となります。例えば、表形式やグラフ形式で表現すれば、大小関係やデータの推移などが一目瞭然で分かりやすくなります。
BIツールは必要な時にデータを読み込んで視覚化することができるため、いつも最新の情報が表示されます。今までのようにExcelで加工していた場合は、最新情報への更新が大変でした。BIツールではその作業は不要となり、素早く最新情報を表示することが可能となります。
社内のデータ収集・迅速な分析
BIツールでは複数のシステムから最新データを収集することが容易に行えます。
会社内には複数のシステムが存在する場合があります。例えば営業支援のシステム、顧客管理のシステムなどです。今までは別々のシステムからデータを抽出して、それぞれのデータをExcelなどにまとめており、見比べることは困難でした。BIツールを使用すれば、複数のシステムから最新データを収集してくることができ、さらにそれらを一緒に分析することが可能となります。
常に最新情報を収集してくることができるため、データの傾向を分析し、迅速な判断が下せるようになります。
BIツールの活用事例
ここではBIツールの具体的な活用事例として、課題と導入後の効果を2つ紹介します。
活用事例１【意思決定のスピード向上】
活用事例の1つ目は経営指標を見える化して、意思決定スピードを向上させた内容です。
抱えていた課題
組織を拡大したことで売上などの経営指標を抽出することができなくなり、リアルタイムに数値を把握することができなくなっていました。今後の成長を見据えたとき、意思決定のスピード化が重要な要素と考えられるため、リアルタイムに経営指標を示す数値の把握が課題となっていました。
導入後の効果
BIツールを導入することで、ダッシュボード機能を使ってリアルタイムに経営指標を把握することができるようになりました。また、経営陣の中で数値の情報共有も容易となり、戦略策定に活かすことができ、意思決定のスピード化を図ることができるようになりました。
BIツールの高度な分析機能を使用することで、今までできなかった詳細な分析も可能となり、顧客満足度の向上につなげることが可能となりました。
（参考：リアルタイムな経営指標の見える化を実現、意思決定のスピードも向上）
活用事例２【データ分析時間の大幅短縮】
活用事例の2つ目はデータ分析時間を大幅に短縮させた内容です。
抱えていた課題
企業内のデータ抽出や分析に多くの時間を費やしており、データを閲覧できる状態になるまでに半日以上掛かる場合もありました。
導入後の効果
大量データを分析することができるBIツールを導入することで、データの検索や抽出時間を大幅に短縮することが可能となりました。BIツール導入前はデータ抽出に半日以上掛かっていたのを、BIツール導入後は30分で可能となっています。
（参考：データの抽出・分析に要する時間が20分の1に！生産性を大幅に向上）
BIツールの導入を成功させるポイント
BIツールを導入し、その効果を最大限に活かすためには、事前準備や導入方法をしっかり検討する必要があります。ここではBIツールの導入を成功させるためのポイントを紹介します。
導入目的の明確化
BIツールを何のために導入するのか、導入してどのようなことをするのかを明確にしておく必要があります。BIツールの導入自体が目的になってしまうと、導入したが何も活用できなかったという事態に陥ってしまう可能性もあります。
自社内のどのような課題を解決したり、どの要素を効率化するために導入するのかを明確にしておくことで、導入後にBIツールの効果を測定することも可能となります。
スモールスタート
BIツールは有効な手段ですが、導入に関しては難易度が高くなります。今まで無かったものを導入していくことになるため、社員の負担にならないよう徐々にスモールスタートで導入していくことが大切です。急ぎ過ぎると社員がついて来れなくなり、失敗してしまいます。
社員が慣れてくるまで急がずに導入していくことで、導入の成功に繋がります。
社員の適切な教育
BIツールを導入する際は、目的や機能、操作方法などを社員に教育する必要があります。単に操作方法だけを教育するのではく、何のために導入したのかを全社員が把握しておくことがBIツールの導入を成功させるポイントになります。またBIツールを使用する上で社内のルールがある場合は事前に教育しておく必要があります。
まとめ
今回の記事では、BIツールの活用事例について解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。