目次
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールとは、チームで取り組む案件を管理するツールです。進捗管理やタスク管理、メンバーの情報共有などに活用できます。
小規模チームでのプロジェクト管理ならエクセルなどで管理する人も少なくありませんが、そもそものフォーマット構築が面倒であったり、共同管理が難しいといった弊害もあります。
現代では工程やスケジュールなどを可視化し、リアルタイムで柔軟にアップデートが可能な、プロジェクト管理ツールが多数存在します。プロジェクト管理で重要なタスクの進捗度、担当者、完了期限などの情報を管理できます。
プロジェクト管理ツールとエクセルどちらがよいか？
ここでは、ツールとエクセルによるプロジェクト管理それぞれの特徴を紹介します。
プロジェクト管理ツールの活用
プロジェクト管理ツールを活用するメリットは次のような点になります。
・複数のプロジェクトを一元管理できる
・複数のメンバーでの同時更新が可能
・モバイル機器による閲覧管理もしやすい
・プロジェクト終了後の分析にも活用できる
複雑なプロジェクトやメンバーが多いプロジェクトでも円滑な管理がしやすいのが特徴です。また、プロジェクト終了後にプロジェクトの進め方やメンバーのタスク量の分析などにも活用できます。コンサルタントは断続的にさまざまなプロジェクトに参画するので、今後のマネジメントの質を高めるうえでも有効です。
一方で、デメリットは次のような点になります。
・一定のコストがかかる
・メンバーへの教育などの導入準備が必要になる
一部無料で使用できるツールもありますが、多くは初期費用やランニングコスト、教育費用がかかります。
エクセルでのプロジェクト管理
続いてエクセルのでのプロジェクト管理のメリットは次の通りです。
・導入におけるコストは抑えられる
・テンプレートの自由なカスタマイズが可能
・メンバーへの教育は最低限で済む
コスト面ではエクセルで管理した方がメリットが大きいでしょう。また、エクセルはファーム外のメンバーも含めて使い慣れている人が多いので、導入のための教育などの準備が最小限で済みます。
一方で、デメリットは次のようなポイントです。
・複雑な管理システムを自前で構築するのは困難
・データ量が増えると動作が重くなる
・モバイルからの閲覧や更新は困難
・同時編集や更新がしづらい
プロジェクト管理ツールが導入されるケース
双方のメリット・デメリットを比較すると、次のようなケースにはプロジェクト管理ツールを導入するのがおすすめです。
・大規模で複雑なプロジェクトの管理
・並行して複数のプロジェクトの管理をおこなう場合
・スケジュールやメンバー間のタスク量の変更が多いプロジェクト
プロジェクト管理ツールのタイプ
一口にプロジェクト管理ツールといってもいくつかタイプがあります。
汎用型
プロジェクトにかかわるさまざまな機能を備えたツールです。ツール一つでプロジェクト管理すべてが対応可能となっています。
・進捗管理
・課題
・タスク管理
・ガントチャート作成機能
・Wiki機能（プロジェクトにかかわる専門用語や手順を登録する機能）
タスク管理
ガントチャートなどを用いたタスク管理に特化したツールです。プロジェクトを円滑に進めるうえで重要性の高いタスク管理を円滑におこなうことができます。機能が限定されている分、誰でも使いやすく、メンバーが早期に使いこなせるようになるのがメリットです。
特化型
ソフトウェア開発や新商品開発、クリエイティブ制作に適したものなど、特定のタイプのプロジェクト管理に適したツールもあります。それぞれのプロジェクトの特性に合わせて必要な機能が強化されているので、一般的なツールでの管理に不安を感じる場合は、こうしたタイプのツール導入も検討するとよいでしょう。
無料
プロジェクト管理ツールの中には、人数や機能などを限定して無料で使用できるものもあります。プロジェクトの規模があまり大きくない場合などには、こうしたツールを活用することで、プロジェクト管理ツールのデメリットである「コスト」の問題を解決できます。
プロジェクト管理ツールの比較ポイント
適切なプロジェクト管理ツールを選ぶためには、次の着目点があります。
クラウド型かインストール型なのか
費用はクラウド型が安いですが、月額費用がかかります。インストール型は初期費用は掛かりますが、その後のメンテナンスを自前で行えば費用は発生しません。
クラウド型は、ほかのアプリケーションなどと互換性の高い構造になっているツールが多く導入の手間はかからない傾向にあります。一方、インストール型は運用に必要な要素をすべて自社管理するので、セキュリティ面などの懸念が小さいといえます。
機能（タスク管理、ガントチャート、カレンダー、ツール、チャットなど）
さきほど様々なタイプの管理ツールを紹介しましたが、この中で、自分がプロジェクトを円滑管理するうえで必要な機能を持ち合わせたツールを選ぶことが大切です。プロジェクト管理ツールにどのような機能を求めるかを整理したうえで、自分に適したツールを探しましょう。
日本語対応可か
海外発のプロジェクト管理ツールにおいては、日本語対応していないツールも少なくありません。自分が英語に堪能で、プロジェクトチームメンバーが皆外国人といった特殊なケースでない限り、日本語対応しているツールが選ばれることが少なくありません。
導入費用
初めから有料のツール、限定的な機能は無料のツール、無料でも十分使い続けられるツールなどがあります。有料ツールの中でも費用水準はさまざまなので、ほかの要素もふまえて、自分にとって充足する機能を有しており、かつできるだけコストがかからないツールを選ぶのがよいでしょう。
インターフェース
インターフェースすなわち入力・出力の画面や構造について、自分やメンバーのユーザビリティが高いものを選ぶことが大切です。
また、プロジェクトによって求められるインターフェースのタイプは異なります。プロジェクトの特性をつかんだうえで、最適なインターフェースのイメージをもったうえでニーズを満たすプロジェクト管理ツールを選びましょう。
プロジェクト管理ツールの導入の際気を付けるべき点
プロジェクト管理ツールはうまく導入しなければコストが無駄になってしまうリスクもあります。導入に際して次のポイントに注意する必要があります。
関係者すべてのユーザビリティを考慮する
管理自体はマネージャなど特定のメンバーがおこないますが、進捗状況の報告やタスク確認などはメンバー全員がおこないます。そのため、自分だけでなく、プロジェクトにかかわる関係者全員のユーザビリティを考慮する必要があります。
プロジェクトに合った機能やコストのものを選ぶ
適したプロジェクト管理ツールはプロジェクトの特性や規模によって変わってきます。人気だから、高機能だから、という理由だけで導入してしまうと、無駄なコストがかかったり、かえってプロジェクト管理に手間がかかったりする場合も少なくありません。プロジェクトの特徴をふまえて最適なツールを選択しましょう。
セキュリティやバックアップ体制を考慮する
プロジェクト管理においては機密情報をあつかう場面も多いので、情報漏洩がないようセキュリティ対策を万全にしておく必要があります。また、システムトラブルなどによりデータにアクセスできなくなればプロジェクトに致命的な影響を及ぼす可能性があります。バックアップ体制を整えておくことも大切です。
お試しプラン・短期利用プランを積極的に活用してテストする
自分がプロジェクト管理ツールを使い慣れていない場合や、ユーザビリティに不安がある場合などには、無料のお試しプラン、短期利用プランなどを積極的に使用してテストしましょう。
特にコンサルタント以外の関係者が多く参画する案件では、使いやすいツールがどのようなものか見当がつかない場合も多いので、実際に使ったうえでツールを選ぶことが推奨されます。
メンバーへの継続的な情報共有プロセスを整備しておく
プロジェクト管理はプロジェクトメンバーそれぞれがリアルタイムで状況をアップデートし、また情報を互いに共有していなければ機能しません。プロジェクトが忙しくなると、こうしたタスク進捗などのアップデートがおろそかになるリスクがあるので、ツールを運用する前に、更新や情報共有、メンバーの情報確認のプロセスやルールを整備しておきましょう。
良く使われるプロジェクト管理ツール
最後に、汎用型、タスク管理型、特化型、無料型それぞれのおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。使えそうなツールが多数あり、どれを取り入れるか決め切れない人は、こちらを参考にしてください。
汎用型
プロジェクト管理にかかわるさまざまな機能を備えた汎用型。大規模プロジェクトの管理などで多機能なツールを選ぶのが効果的な場合にはおすすめです。
Backlog
ガントチャートによるタスクやスケジュール管理では、各タスクの期限や担当者、主要課題とそれらに付随する子課題などを細かく設定することができます。
その他会議の議事録や作業マニュアル、プロジェクトに関する専門知識や独自の手続きなどをまとめたWikiを作成する機能など、プロジェクト管理に必要な機能が揃っています。これだけ多機能でありながら、使いやすいUIも特徴です。
価格は月額で1プロジェクトあたり2,640円～55,000円で、規模や機能によって異なります。また30日間の無料サービスがあるので、まずは試してみるのもよいでしょう。
（参考：Backlog）
Asana
こちらもプロジェクト管理におけるさまざまな機能が備わっていますが、よりプロジェクト管理の効率性を高める機能が備わっています。「ルール」という機能を設定すると、プロジェクト管理に必要なルーティンが自動化され、管理の負荷が低減します。
また、テンプレートの豊富さも特徴で、業種やプロジェクトのタイプに応じて50以上のテンプレートが存在します。プロジェクトにマッチしたテンプレートを活用して効率的に管理を進めることができます。
こちらは一人あたり、月額で0円～2,700円です。0円のプランは期間無制限のため、小規模のチームには便利。また、人数ごとに料金がかかるため、プロジェクト規模に見合ったコストで運用できます。
(参考：Asana)
タスク管理型
プロジェクト管理の中でニーズが高いのがタスク管理。この機能に特化したツールも多数存在します。
Trello
ユーザー数が世界で約2,000万人と非常に多くの人に利用されているのがTrelloです。Google Driveをはじめチームで使用しているさまざまなアプリと接続してワークフローに組み込んでくれるため、スムーズに導入できます。
タスクごとのチェックリスト、担当者、期限や成果物の管理、フィードバック作成など、タスクの管理に必要な機能が揃っています。
Trelloは1ユーザーあたり月額で$0～$17.5です。米ドルでの決済となる点には留意しましょう。タスク管理に用途を絞る分、もっとも充実したプランでも20$以下の低コストで利用可能です。
（参考：Trello）
Taskworld
プロジェクトにおいて発生するタスクの期限、担当者、成果物などを一元管理できるため、タスク管理を円滑かつ効率的におこなうことができます。操作しやすい画面で、ITツールに精通していない人でも柔軟にタスク設定や管理が可能です。
また、タスクごとにかかった時間やアクティビティログも集計できます。クライアントへのフィー請求や、タスク効率化を検討する際などに有効です。
費用が定まっているものでは1ユーザー当たり月0円～1,650円となっています。またその上に、担当者と調整のうえ費用を定めるエンタープライズプランがあります。このプランではあらゆる機能が無制限なので、大規模プロジェクトに適しています。
（参考：Taskworld）
特化型
クライアントの業種やプロジェクトの内容によっては、プロジェクト管理ツールも一般的なものよりも、それぞれの特性をとらえたツールの方が適している場合もあります。通常のツールではニーズを充足できないと感じたら、次のような特化型ツールも検討しましょう。
OBPM Neo
商品を生産する製造業や、現場の作業クオリティが重要な土木工事などに適した管理ツールを備えているのが特徴です。Limited editionでは単なる作業やタスク管理だけでなく、品質管理も可能な機能が備わっています。
また、タスクや工程ごとのコストと収益の認識も可能。年度をまたぐプロジェクトの収支管理にも有効です。製造業の原価管理にも対応しています。
価格は10ライセンスのBasic editionで月50,000円～となっています。プランとユーザーの人数により細かく費用が定められています。
（参考：OBPM Neo）
AdFlow
広告やバナーなどのクリエイティブ制作のプロジェクト管理に適したツールです。通常のタスク管理や成果物の管理ができるのはもちろん、成果物のバージョン管理、制作の発注依頼などクリエイティブ制作のプロジェクトに必要な機能が備わっています。
クリエイティブ制作の成果物などをモバイルでも簡単にチェックできるようになるため管理者の外出が多い場合などにも、効率的に作業進捗を管理することが可能です。
Adflowの費用は公開されておらず、担当者と調整のうえ決めることになります。デモ体験版を公開しているので、まずは試しに活用してみるのもよいでしょう。
（参考：AdFlow）
無料型
プロジェクト規模が小さい場合や、予算が厳しい場合には、無料型を利用してプロジェクト管理にかかるコストを削減するのも一案です。
Redmine
インストール型とクラウド型があり、インストール型は無料で利用ができます。ガントチャートやチケットによるスケジュール管理やタスクごとのロードマップによる進捗管理など、多面的な観点でタスク管理が可能です。
また、Wiki機能や成果物のバージョン管理などに有効なリポジトリ機能なども備わっており、無料でありながら多機能であるのも魅力です。
（参考：Redmine）
producteev
こちらはタスク管理に特化したプロジェクト管理ツールで、無料でも人数制限なしで利用できるため、大規模プロジェクトにおける管理コストを削減したい場合には適しています。
一点留意が必要なのは、このツールは英語バージョンしかない点。ファーム外のメンバーも含めて英語が堪能である、もしくはクロスボーダーの案件で外国人のメンバーが多いプロジェクトなどに適しています。
（参考：producteev）
まとめ
今回の記事では良く使われるプロジェクト管理ツールについて解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。